GUIDE PRATIQUE
Liste de contrôle pour le premier mois d'arbitrage commercial international
Liste de contrôle pratique à l'intention des avocats qui doivent gérer le premier mois crucial d'un arbitrage commercial international régi par les règles de l'ICDR ou de la CCI.
SECTION 1
Préparation générale
Tâches préalables au dépôt et tâches immédiatement postérieures au dépôt communes aux arbitrages ICDR et CCI.
Vérifiez la convention d'arbitrage
Confirmer que les parties ont convenu d'un arbitrage selon les règles de l'ICDR ou de la CCI et que la clause est valide et exécutoire.
Déterminer la loi applicable, le siège de l'arbitrage et la langue.
Identifier toute exigence relative à la négociation ou à la médiation préalable à l'arbitrage.
Conservation des documents et preuves
Émettre des avis de retenue de documents internes et rassembler les contrats, la correspondance, les factures et autres preuves.
Conservez les fichiers électroniques et envisagez de conseiller à vos clients d'éviter toute destruction de preuves.
Évaluation préliminaire du cas
Identifier les demandes, les demandes reconventionnelles et les exceptions d'incompétence.
Évaluez la valeur monétaire des réclamations afin de déterminer les frais de dépôt et de déterminer si des procédures accélérées ou d'urgence s'appliquent.
Établissez une chronologie préliminaire des faits et identifiez les témoins potentiels.
Déterminer les besoins en matière d'aide d'urgence
Les règles de l'ICDR et de la CCI permettent toutes deux aux parties de demander des mesures d'urgence avant la constitution du tribunal.
Évaluer si des mesures provisoires (injonctions, ordonnances de gel ou préservation des actifs) sont nécessaires.
Rassemblez les preuves nécessaires pour appuyer une demande d'urgence.
Envisager une résolution rapide
Discuter avec les clients de l'opportunité de mener une médiation en parallèle d'un arbitrage.
La médiation est obligatoire en vertu des règles de l'ICDR, sauf si elle est refusée ; elle est facultative mais recommandée par la CCI.
Évaluer si un règlement rapide ou une décision sommaire sur les questions en litige pourrait régler l’affaire (article 23 du CIDR).
Proposer des candidats arbitres
Dressez une liste d'arbitres potentiels et recueillez des informations sur leur expertise, leur indépendance et leur disponibilité.
Les deux institutions permettent aux parties de désigner des arbitres lors du dépôt de l'avis/demande et de la réponse.
SECTION 2
Règles ICDR — Étapes et délais
Principales étapes procédurales prévues par le règlement du Centre international de règlement des différends.
Dépôt de l'avis d'arbitrage
Rédiger l’avis d’arbitrage — à signifier à l’administrateur de l’ICDR et au défendeur.
Inclure : la demande d’arbitrage, les noms/coordonnées des parties, une copie de la clause d’arbitrage et du contrat, une description de la réclamation et de la réparation demandée.
Inclure des propositions sur le nombre d'arbitres, le mode de nomination, le siège, la langue et la volonté de médiation.
Payer les frais de dépôt (calculés selon le barème des frais de l'ICDR).
Signifier simultanément au défendeur (courrier, messagerie, fax ou voie électronique) avec preuve de signification.
Réponse et demande reconventionnelle
Le répondant doit soumettre une réponse écrite dans les 30 jours suivant la réception de l'avis par l'administrateur.
La réponse doit admettre ou nier les allégations, soulever des objections de compétence, proposer le choix des arbitres, leur nombre, leur siège, leur langue et la médiation.
Incluez toute demande reconventionnelle ou compensation, moyennant des frais de dépôt supplémentaires.
Le défendeur doit répondre aux propositions de l'arbitre du demandeur dans le même délai de 30 jours.
L'absence de réponse n'interrompt pas la procédure d'arbitrage.
Conférence administrative et médiation
Le gestionnaire de cas de l'ICDR peut organiser une réunion administrative dans les 10 jours ouvrables suivant le dépôt de la demande.
Discuter des protocoles de communication, du calendrier, de la pertinence des procédures accélérées, de la médiation et du choix de l'arbitre.
La médiation est obligatoire en vertu des règles de médiation internationale de l'ICDR, sauf si les parties choisissent de s'en retirer.
Nomination d'un arbitre
Par défaut, un seul arbitre est désigné, sauf si l'administrateur estime que trois sont appropriés en raison de la taille ou de la complexité du dossier.
Si aucun accord sur la procédure n'est trouvé dans les 45 jours suivant le début de la procédure, l'administrateur en nomme un sur demande.
Méthode de la liste ICDR : une liste identique est diffusée, chaque partie classe ses préférences dans un délai de 15 jours.
Les arbitres doivent divulguer les circonstances susceptibles d'affecter leur impartialité ; les parties peuvent contester la décision dans un délai de 15 jours.
Audience de procédure
Le tribunal tient une audience de procédure pour organiser et programmer l'arbitrage.
Discuter de l'utilisation des technologies, des délais de soumission, de la cybersécurité et de la protection des données.
Préparez-vous à proposer un calendrier procédural couvrant la phase de découverte des preuves, les audiences et les déclarations des témoins.
Disposition anticipée (facultative)
L’article 23 permet à une partie de demander un règlement rapide d’une question si elle a une chance raisonnable de succès.
Examinez si une réclamation ou une défense peut être réglée rapidement.
SECTION 3
Règles de la CPI — Étapes et délais
Principales étapes procédurales selon les règles de la Chambre de commerce internationale.
Demande d'arbitrage
Déposer une demande d’arbitrage auprès du Secrétariat de la CCI (Article 4).
Inclure : les noms/coordonnées des parties, la description du litige et le fondement des demandes, la réparation demandée avec les montants quantifiés.
Joignez des copies des conventions d'arbitrage et des contrats pertinents.
Inclure des propositions concernant le nombre et le choix des arbitres, leur siège, le droit applicable et la langue.
Payer des frais de dépôt non remboursables de 5 000 $ US (ou 6 000 $ US avec la TVA).
Soumettre via ICC Case Connect, par courriel ou en version papier.
Notification et réponse
L’arbitrage débute à la date de réception de la demande par le Secrétariat.
Le secrétariat transmet la demande au répondant une fois les frais de dépôt acquittés.
Le défendeur doit déposer sa réponse dans les 30 jours suivant la réception.
La réponse doit inclure une réponse aux allégations, les propositions/nominations d'arbitres, les propositions concernant le siège, le droit applicable et la langue.
Les demandes reconventionnelles doivent être jointes à la réponse, accompagnées des frais de dépôt appropriés.
Le demandeur dispose de 30 jours pour répondre aux demandes reconventionnelles.
Avance sur frais
La Cour CPI fixe une provision pour frais peu après le dépôt de la requête.
Couvre les honoraires d'arbitre et les frais administratifs prévus.
Payable à parts égales par le demandeur et le défendeur.
Le défaut de paiement peut entraîner la suspension ou le rejet de la procédure.
Constitution du Tribunal arbitral
Les parties peuvent convenir d'un arbitre unique ou de trois arbitres ; à défaut d'accord, la Cour de la CCI tranche.
Pour un arbitre unique : les parties le désignent conjointement. Pour un arbitre à trois membres : chaque partie désigne un co-arbitre.
Les co-arbitres s'accordent sur un président ; à défaut d'accord, la Cour en nomme un.
L'absence de désignation permet au tribunal de nommer un représentant au nom de la partie.
Transmission du dossier et des termes de référence
Une fois le tribunal constitué et l’avance versée, le Secrétariat transmet le dossier au tribunal (article 16).
Le tribunal doit rédiger un mandat résumant les demandes des parties, les réparations souhaitées, les questions en litige, les informations relatives à l'arbitre et son siège.
Le mandat doit être signé et transmis au tribunal dans les 30 jours suivant la transmission du dossier.
Si une partie refuse de participer ou de signer, le tribunal peut approuver les termes de référence.
Conférence sur la gestion de cas
Le tribunal tient une conférence de gestion de cas (article 24) lors de l'élaboration des termes de référence ou peu de temps après.
Discuter du calendrier des soumissions écrites, de la production des documents, de la confidentialité et des audiences.
Les audiences peuvent se dérouler par vidéoconférence ou par des méthodes hybrides.
Les parties doivent divulguer les financements de tiers (article 11(7)).
Arbitre d'urgence et mesures provisoires
Le règlement de la CCI prévoit des mesures conservatoires d'urgence avant la constitution du tribunal.
Les demandes doivent être déposées séparément, en précisant les raisons justifiant l'urgence.
Examinez l'opportunité de demander des mesures d'urgence et préparez votre demande sans délai.
Section 4
Chronologie comparative
Les principales tâches à accomplir simultanément pendant les 30 premiers jours, conformément aux règles de l'ICDR et de la CCI.
| Phase | ICDR | CPI |
|---|---|---|
| Jour 0 | Vérifier la clause d'arbitrage, rassembler les documents, décider des mesures d'urgence, préparer l'avis et calculer les frais. | Vérifier l'accord, recueillir les preuves, évaluer les mesures d'urgence et les candidats arbitres. |
| Jour 0–1 | Déposer un avis d'arbitrage auprès de l'ICDR et le signifier au défendeur ; payer les frais de dépôt. | Déposer une demande d'arbitrage auprès du Secrétariat de la CCI via Case Connect/courriel ; payer des frais de dépôt de 5 000 à 6 000 $ US. |
| Dans un délai d'une semaine | Participez à la réunion administrative organisée par le gestionnaire de cas de l'ICDR. | Attendre l'accusé de réception de la CPI ; se préparer à une avance provisoire sur les frais. |
| Jour 1 à 30 | Le défendeur dépose sa réponse et ses demandes reconventionnelles dans un délai de 30 jours ; celles-ci comprennent des propositions concernant l'arbitre, le siège, la langue et la médiation. | Le défendeur dépose sa réponse dans les 30 jours ; propose un ou plusieurs arbitres, le siège et la loi applicable ; inclut des demandes reconventionnelles et paie les frais. |
| Jours 10 à 20 | Envisagez la médiation (obligatoire sauf si vous choisissez de ne pas y participer) et la demande d'un arbitre d'urgence. | La Cour CCI demande une avance provisoire sur frais ; décider s'il convient de demander un arbitre d'urgence. |
| Jours 30 à 45 | Convenir du nombre et du mode de nomination ; à défaut d'accord dans un délai de 45 jours, l'administrateur peut procéder à la nomination. | Les parties désignent des co-arbitres dans leurs documents de procédure ; à défaut de désignation, la Cour de la CCI peut procéder à une nomination. |
| Après la Constitution | Le tribunal tient une audience de procédure pour fixer un calendrier et discuter de la cybersécurité et de la protection des données. | Dossier transmis au tribunal ; mandat rédigé et signé dans les 30 jours ; conférence de gestion de l'instance tenue. |